System FormAnalyzer współpracuje z oprogramowaniem Stellent Imaging, Business Process Management, Stellent Universal Content Management jak również ze wszystkimi produktami, które pobierają i przetwarzają dane zawierające wyniki rozpoznania formularzy wraz z ich obrazami.

System FormAnalyzer jest modularnym systemem informatycznym przeznaczonym do automatyzacji przetwarzania formularzy z postaci papierowej do elektronicznych danych tekstowych odzwierciedlających zawartość pól formularza.

System umożliwia skanowanie, rozpoznawanie oraz weryfikację i symbolizację zeskanowanych formularzy.

Za pomocą systemu można przetwarzać dokumenty o zdefiniowanym uprzednio układzie pól i dowolnej liczbie stron. Dokumenty mogą zawierać dowolne załączniki nie zawierające pól rozpoznawanych. Wykorzystanie technologii rozpoznawania znaków ICR/OCR umożliwia rozpoznawanie treści dokumentów wypełnionych za pomocą pisma drukowanego lub pisma ręcznego blokowego. Dokumenty mogą również zawierać kody kreskowe i wypełniane ręcznie pola wyboru.

Możliwe jest przetwarzanie różnych rodzajów formularzy w jednym wsadzie w dowolnej kolejności. Poszczególne typy dokumentów (formularzy) są rozpoznawane po układzie pól i sortowane automatycznie.

System składa się z następujących modułów:

• FormAnalyzer Designer;

• FormAnalyzer Scan & Administrator;

• FormAnalyzer Production Manager;

• FormAnalyzer Engine (OCR/ICR BarCode);

• FormAnalyzer Verifier;

• FormAnalyzer Database;

• FormAnalyzer Export.

Liczba i rodzaj modułów jest dobierana w zależności od potrzeb użytkowników takich jak wymagana przepustowość systemu czy cechy charakterystyczne formularzy.

Dokumenty – skanowane lub importowane z plików – są przechowywane przez moduł FormAnalyzer Database. Relacyjna baza danych (Sybase SQL Anywhere) służy do przechowywania opisów dokumentów, np. daty i czasu utworzenia, osoby wprowadzającej dokument do systemu, typu dokumentu i rozpoznanej lub wprowadzonej ręcznie treści dokumentu. Zapewnia ona właściwą synchronizację między modułami FormAnalyzer, ochronę i integralność danych. Obrazy stron dokumentów są przechowywane na wolumenach – folderach systemu plików przeznaczonych do tego celu.

Typowy schemat przetwarzania dokumentów składa się z czterech etapów:

1.   Wprowadzenia dokumentów do systemu

Ten etap jest realizowany przez FormAnalyzer Scan&Administrator. Dokumenty mogą być skanowane lub importowane z plików graficznych. Już na tym etapie może być dokonywana wstępna obróbka dokumentów: usuwanie przekrzywienia stron, poprawa jakości obrazu, rozpoznawanie typu formularza na podstawie kodów kreskowych.

2.   Automatycznego rozpoznania treści dokumentów

Za rozpoznawanie treści dokumentów jest odpowiedzialny moduł FormAnalyzer Engine. Korzystając z opisów sposobu rozpoznawania treści dokumentów znajdujących się w bazie danych FormAnalyzer (tzw. plików konfiguracyjnych przygotowanych w FormAnalyzer Designer) automatycznie rozpoznaje treść dokumentu. Program umożliwia automatyczne sprawdzenie poprawności i korektę niepoprawnych danych. Wyniki rozpoznawania – treść dokumentu – są zapisywane w bazie danych FormAnalyzer.

3.   Weryfikacji poprawności automatycznie rozpoznanych danych

Weryfikacja poprawności treści dokumentów jest najbardziej czasochłonnym etapem przetwarzania dokumentów. Jest ona wykonywana przez operatorów weryfikacji korzystających z modułu FormAnalyzer Verifier. W zależności od rodzaju dokumentów, istotności danych i wymagań dotyczących jakości danych proces weryfikacji może przebiegać odmiennie (obieg dokumentów jest projektowany w FormAnalyzer Production Manager). Z jednej strony dokumenty mogą być weryfikowane automatycznie, tzn. trafiać do systemów zewnętrznych bez udziału operatorów. Z drugiej strony – przy ważnych danych – ten sam dokument może być weryfikowany niezależnie przez dwie różne osoby, a w przypadku stwierdzenia różnic w treści po weryfikacji przez trzecią osobę.

W ramach jednego systemu dokumenty mogą podlegać różnym sposobom weryfikacji – decyzje są podejmowane na podstawie typu dokumentu oraz jego treści.

Także w obrębie samego dokumentu różne pola mogą być sprawdzane odmiennie: niektóre, o ile tylko spełniają kryteria walidacji, nie będą pokazywane operatorom weryfikacji; inne, niezależnie od innych czynników, będą musiały być wprowadzone dwa razy (oczywiście tak samo).

Wszystkie te mechanizmy służą do znalezienia optymalnej równowagi między jakością danych po weryfikacji a czasem poświęconym na weryfikację.

4.   Eksportu danych do systemów zewnętrznych

Zakończeniem procesu przetwarzania dokumentów jest przekazanie ich treści do systemów zewnętrznych, które wykonują dalsze przetwarzanie tych danych. Ten krok jest wykonywany przez FormAnalyzer Eksport.

Przykładowa konfiguracja systemu FormAnalyzer